- دبیرخانه شورای عالی با شرح وظایف مشروحه زیر در سازمان نقشه برداری کشور مستقر است.
- هماهنگی و برگزاری جلسات عادی و فوق العاده شورای عالی، جلسات کمیسیون معین و گروه های کاری
- تهیه دستور کار جلسات شورای عالی بر اساس موضوعات ارجاعی از طرف رئیس، اشخاص حقیقی و حقوقی و یا بر اساس مصوبات جلسات قبلی شورای عالی.( لازم به ذکر است تصمیم گیری در خصوص قرار دادن موضوعات پیشنهادی توسط اشخاص، سازمان ها، نهادها، و شوراهای دیگر در دستور کار شورای عالی و یا ارجاع به کمیسیون معین بر عهده دبیر شورای عالی می باشد).
- تهیه و تنظیم صورتجلسات و مصوبات شورای عالی، کمیسیون معین و گروه های کاری
- بایگانی و نگهداری اسناد مربوط به شورای عالی، کمیسیون معین و گروه های کاری شامل صورتجلسات، خلاصه مذاکرات، گزارشات و مکاتبات دریافتی و ارسالی
- پیگیری اجرای مصوبات شورای عالی و ارائه گزارش به شورای عالی
- برقراری ارتباط با شوراهای عالی مرتبط
- اطلاع رسانی در زمینه فعالیت های شورای عالی به روش های مقتضی منجمله ایجاد پایگاه اطلاع رسانی شورای عالی و قرار دادن مستندات و مصوبات در این پایگاه
- ارائه گزارش سالیانه مصوبات و حضور و غیاب اعضای شورای عالی، نمایندگان کمیسیون معین و گروه های کاری به شورای عالی
- پرداخت حق الزحمه حضور در جلسات و فعالیت در کمیسیون معین و گروه های کاری بر اساس مقررات جاری
- هماهنگی و برگزاری جلسات عادی و فوق العاده شورای عالی، جلسات کمیسیون معین و گروه های کاری
- تهیه دستور کار جلسات شورای عالی بر اساس موضوعات ارجاعی از طرف رئیس، اشخاص حقیقی و حقوقی و یا بر اساس مصوبات جلسات قبلی شورای عالی.( لازم به ذکر است تصمیم گیری در خصوص قرار دادن موضوعات پیشنهادی توسط اشخاص، سازمان ها، نهادها، و شوراهای دیگر در دستور کار شورای عالی و یا ارجاع به کمیسیون معین بر عهده دبیر شورای عالی می باشد).
- تهیه و تنظیم صورتجلسات و مصوبات شورای عالی، کمیسیون معین و گروه های کاری
- بایگانی و نگهداری اسناد مربوط به شورای عالی، کمیسیون معین و گروه های کاری شامل صورتجلسات، خلاصه مذاکرات، گزارشات و مکاتبات دریافتی و ارسالی
- پیگیری اجرای مصوبات شورای عالی و ارائه گزارش به شورای عالی
- برقراری ارتباط با شوراهای عالی مرتبط
- اطلاع رسانی در زمینه فعالیت های شورای عالی به روش های مقتضی منجمله ایجاد پایگاه اطلاع رسانی شورای عالی و قرار دادن مستندات و مصوبات در این پایگاه
- ارائه گزارش سالیانه مصوبات و حضور و غیاب اعضای شورای عالی، نمایندگان کمیسیون معین و گروه های کاری به شورای عالی
- پرداخت حق الزحمه حضور در جلسات و فعالیت در کمیسیون معین و گروه های کاری بر اساس مقررات جاری
- نحوه تشکیل جلسات شورای عالی
- جلسات عادی شورای عالی هر سه ماه یکبار تشکیل می گردد. دستور جلسه حداقل دو هفته قبل از تشکیل جلسه از طریق دبیرخانه به صورت کتبی به اطلاع اعضا می رسد.
- جلسات فوق العاده به پیشنهاد هریک از اعضا و تایید رئیس شورای عالی تشکیل می گردد.
- تاریخ و زمان جلسات فوق العاده چنانچه در جلسات عادی و یا جلسات فوق العاده قبلی تعیین نشده باشد، حداقل 3 روز قبل از تشکیل جلسه به طریق مقتضی به اطلاع اعضا می رسد.
- جلسات شورای عالی با حضور حداقل دو سوم اعضا رسمیت می یابد.
- در صورت نیاز، بنا بر درخواست هریک از اعضا و با تایید رئیس شورای عالی، حضور اعضا کمیسیون معین و کارشناسان مطلع بدون حق رای در جلسات شورای عالی بلامانع می باشد.
- مواردی از دستور جلسه که نا تمام می ماند به جلسه عادی یا جلسه فوق العاده که با ذکر تاریخ در صورت مذاکرات همان جلسه منعکس می شود موکول خواهد شد.
- جلسات فوق العاده به پیشنهاد هریک از اعضا و تایید رئیس شورای عالی تشکیل می گردد.
- تاریخ و زمان جلسات فوق العاده چنانچه در جلسات عادی و یا جلسات فوق العاده قبلی تعیین نشده باشد، حداقل 3 روز قبل از تشکیل جلسه به طریق مقتضی به اطلاع اعضا می رسد.
- جلسات شورای عالی با حضور حداقل دو سوم اعضا رسمیت می یابد.
- در صورت نیاز، بنا بر درخواست هریک از اعضا و با تایید رئیس شورای عالی، حضور اعضا کمیسیون معین و کارشناسان مطلع بدون حق رای در جلسات شورای عالی بلامانع می باشد.
- مواردی از دستور جلسه که نا تمام می ماند به جلسه عادی یا جلسه فوق العاده که با ذکر تاریخ در صورت مذاکرات همان جلسه منعکس می شود موکول خواهد شد.
- تصمیمات شورا با آرای اکثریت (حداقل نصف بعلاوه یک) اعضای حاضر در جلسه مصوب تلقی می گردد.
- پس از اعلام کفایت مذاکرات توسط رئیس شورای عالی، تصمیمات ترجیحا بر اثر اجماع آرا اتخاذ می گردد، در غیر این صورت علنی انجام می گیرد. در صورت تساوی آرای موافق و مخالف ، ملاک ، رای رئیس شورای عالی است.
- در صورت رای گیری در مورد تصمیمات، بنا بر صلاحدید رئیس جلسه متن مقدماتی تصمیمات در همان جلسه به امضای اعضای حاضر در جلسه می رسد.
- مصوبات شورا تا قبل از جلسه بعدی با امضاء رئیس شورای عالی، توسط دبیرخانه برای اعضا و سایر مراجع ذیربط ابلاغ گردد.
- در صورت رای گیری در مورد تصمیمات، بنا بر صلاحدید رئیس جلسه متن مقدماتی تصمیمات در همان جلسه به امضای اعضای حاضر در جلسه می رسد.
- مصوبات شورا تا قبل از جلسه بعدی با امضاء رئیس شورای عالی، توسط دبیرخانه برای اعضا و سایر مراجع ذیربط ابلاغ گردد.
